Nieuws

De nieuwe privacyregels van de AVG; u moet er echt iets mee!

Inleiding
Iedere organisatie die persoonsgegevens opslaat, krijgt te maken met de nieuwe privacyregels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die vanaf 25 mei a.s. in werking treden. Dit betekent dat u veranderingen moet doorvoeren in de wijze waarop u en uw medewerkers deze gegevens be- en verwerken, bewaren, beveiligen en gebruiken. Doet u dat niet, dan kan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) u forse boetes opleggen. Zorg dus dat u tijdig AVG-proof bent. Hierna leest u wat u ten minste moet doen en hoe u dit aanpakt.

Verwerkingsregister
U moet een verwerkingsregister hebben dat u steeds up to date moet houden. Hierin geeft u aan welke soort gegevens u in uw bedrijf verzamelt en waarom u die gegevens verzamelt. Die doelen moeten stroken met wat de nieuwe privacyregels hiervoor toestaan. Zo mag u gegevens verzamelen om een overeenkomst of een wettelijke plicht te kunnen uitvoeren, maar ook als u daarbij een gerechtvaardigd belang heeft of in het geval u daarvoor toestemming heeft van de betrokkenen.
U moet zich wel altijd afvragen of het echt nodig is om een gegeven te verzamelen. Voor het verzamelen van bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, gelden andere regels.

Gegevensbeschermingsbeleid
U moet beleid maken en vastleggen over de wijze waarop u persoonsgegevens beschermt, zodat u dit kunt aantonen als de AP daarnaar vraagt. In dit document staat hoe u organisatorisch en qua ICT omgaat met gegevens, waar nodig op onderdelen aangevuld met specifieke procedures.

Informeren betrokkenen
U zult de personen van wie u gegevens verzamelt, hierover moeten informeren. Dit kunnen uw klanten zijn, maar ook uw leveranciers en dienstverleners of uw werknemers worden geïnformeerd. U kunt hen informeren met een privacyverklaring of via een schriftelijk vastgelegd protocol. U kunt uw personeel ook informeren via een protocol in de arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement.

Verwerkersovereenkomst
Sommige zaken besteedt u uit. U laat bijvoorbeeld de salarisadministratie van uw personeel door een salarisadministrateur verzorgen. Deze verwerker krijgt dan toegang tot de persoonsgegevens die u verzamelt. Of andersom, werkzaamheden worden aan u uitbesteed. U bent dan de verwerker. In beide gevallen moet u met elkaar afspraken maken over wie wat en wanneer doet en wat hij/zij wel en niet mag doen met de persoonsgegevens. U legt de afspraken vast in een verwerkingsovereenkomst. De verwerker maat deze overeenkomst meestal in conceptop. Bent u niet de verwerker, dan moet u goed nagaan of de voorgestelde afspraken stroken met de eisen van de nieuwe privacyregels.  

Protocol melding datalekken
Tot slot noemen we het protocol voor het melden van een datalek. Uw medewerker verliest bijvoorbeeld een usb-stick, waarop persoonsgegevens van uw klanten staan. In het protocol ligt dan de procedure vast die uw medewerkers moeten volgen voor het melden van de datalek. 

De aanpak
Er zijn veel zaken die u moet regelen, maar waar moet u beginnen? Het is verstandig om eerst een nulmeting te doen. U inventariseert dan eerst welke gegevens en van wie u nu verzamelt en waarom u die verzamelt. Als u dit in kaart heeft, legt u dit naast de eisen die de nieuwe privacyregels stellen aan het verzamelen, bewaren, be- en verwerken, beveiligen en gebruiken van deze gegevens. Zo krijgt u een beeld van waar u aanpassingen moet doorvoeren of nog maatregelen moet treffen.

Meer informatie
Hiervoor hebben we kort aangegeven wat u in elk geval moet doen om tijdig AVG-proof te zijn. Heeft u meer informatie nodig over wat u precies moet doen in een specifieke situatie? Neem dan contact met ons op. We helpen u graag verder.

Btw op oninbare vorderingen? Vraag tijdig om teruggaaf!

Inleiding
Sinds 1 januari 2017 kunt u de afgedragen btw op oninbare vorderingen via de reguliere btw-aangifte terugvragen. Maar dat kan niet op elk gewenst moment. Er zijn regels opgesteld die bepalen wanneer u die btw (uiterlijk) moet terugvragen. Zo bepalen die regels ook dat u nu al in actie moet komen om de afgedragen btw over oninbare vorderingen van vóór 2017 terug te krijgen. Hoe? Dat leest u hierna.

Wanneer kunt u de btw op oninbare vorderingen terugvragen?
Heeft uw afnemer uw factuur niet betaald en staat vast dat hij/zij u ook niet meer gaat betalen, dan kunt u de al afgedragen btw terugvragen bij de Belastingdienst. Dat is bijvoorbeeld aan de orde als uw afnemer failliet is gegaan. Maar u hoeft daarop niet te wachten. U moet namelijk de afgedragen btw uiterlijk terugvragen 1 jaar na de opeisbaarheid van uw vordering. Als dat moment dus eerder is dan bijvoorbeeld het faillissement van uw afnemer, moet u dan al de btw terugvragen. U doet dat in het aangiftetijdvak waarin het teruggaafrecht is ontstaan. Teruggaaf in een later tijdvak is niet mogelijk.

Voorbeeld ter verduidelijking
Stel, u verkoopt op 1 april 2018 een partij goederen. U reikt uw afnemer daarbij een factuur uit met btw en draagt de btw af aan de Belastingdienst. U spreekt een betalingstermijn af van 30 dagen. Uw vordering is dus op 1 mei 2018 opeisbaar. Uw afnemer heeft eind 2018 nog steeds niet betaald en geeft aan tijdelijk in zwaar weer te verkeren. U vermoedt dat hij u niet meer gaat betalen. Op 1 mei 2019 heeft uw afnemer de factuur inderdaad niet betaald. Hij verkeert nog steeds in zwaar, maar failliet is hij nog niet. Toch moet u de afgedragen btw dan al terugvragen bij de Belastingdienst.

Hoe claimt u de btw-teruggaaf?U claimt de btw-teruggaaf in het aangiftetijdvak waarin het teruggaafrecht is ontstaan door de al afgedragen btw in mindering te brengen op de verschuldigde btw. Het hangt af van het aangiftetijdvak dat u hanteert, wanneer u de btw uiterlijk moet terugvragen. Als we het voorbeeld volgen, is dat bij:

  • een aangiftetijdvak van een maand: uiterlijk het tijdvak mei 2019
  • een aangiftetijdvak van een kwartaal: uiterlijk het tijdvak van het tweede kwartaal 2019

Btw op oninbare vorderingen van vóór 1 januari 2017 terugvragen in eerste btw-aangifte 2018!
Heeft u vorderingen die nog niet zijn betaald en waarvan de uiterste betaaldatum al vóór 1 januari 2017 lag? In dat geval geldt er een overgangsregeling. Die houdt in dat deze vorderingen op 1 januari 2018 als oninbaar worden aangemerkt. De btw over deze oninbare vorderingen moet u terugvragen in de eerste btw-aangifte van 2018. Doet u maandaangifte, dan moet u de btw dus terugvragen in de btw-aangifte over januari 2018, die u eind februari 2018 indient. Doet u kwartaalaangifte? Dan moet u de btw terugvragen in de btw-aangifte over het eerste kwartaal van 2018, die u indient eind april 2018.  Later terugvorderen is niet mogelijk. Uw teruggaafrecht is dan vervallen! Inventariseer daarom de debiteuren die al vóór 1 januari 2017 opeisbaar waren en zorg dat u de afgedragen btw op deze vorderingen tijdig terugvraagt!

En wat gebeurt er als uw afnemer alsnog betaalt?
Betaalt uw afnemer later toch nog (een deel) van uw factuur? U wordt dan de btw over het ontvangen bedrag verschuldigd. U moet die btw in de eerstvolgende btw-aangifte aangeven en betalen. 

Meer informatie?
Heeft u behoefte aan meer informatie of een helpende hand om te zorgen dat u de btw op uw oninbare vorderingen tijdig terugvraagt? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder. 

‘Bezwaar maken tegen de WOZ-beschikking?’

Inleiding
Traditiegetrouw ontvangt u deze maand weer de jaarlijkse WOZ-beschikking. Hierin staat vermeld de WOZ-waarde van uw woning op de peildatum 1 januari 2017. Op basis van deze WOZ-waarde stelt de gemeente uw aanslag voor de onroerende zaakbelastingen voor dit jaar vast. De WOZ-waarde is echter ook voor steeds meer andere belastingen van belang. Denk aan de hoogte van het eigenwoningforfait in de aangifte inkomstenbelasting en de door de waterschappen op te leggen watersysteemheffingen. De WOZ-waarde is ook een verplichte waarderingsmaatstaf voor de berekening van de schenk- en erfbelastingen.

U kunt eenvoudig de WOZ-waarde van uw woning vergelijken met die van uw buren
De hoogte van de WOZ-waarde van alle woningen in Nederland zijn sinds kort openbaar. Op de website www.wozwaardeloket.nl kunt u eenvoudig de waarden van woningen in uw buurt vergelijken met die van uw woning. Helaas hebben nog enkele gemeenten (met name in Noord-Brabant en de noordelijke gemeenten van Friesland) de gegevens nog niet beschikbaar gesteld aan dit loket. Staat uw gemeente er nog niet in, dan kunt u op de website van uw gemeente informatie krijgen over het inzien van de WOZ-waarden.

Heeft u het idee dat de WOZ-waarde van uw woning te hoog is?
De informatie op www.wozwaardeloket.nl zegt nog niet alles. Het kan zijn dat de WOZ-waarden van de woningen van uw buren ook te hoog zijn, zodat vergelijking niet alles zegt. Er kunnen ook allerlei factoren een rol spelen die een lagere waardering rechtvaardigen ten opzichte van woningen in uw buurt, denk aan bodemverontreiniging maar ook een ongunstige ligging, geluidsoverlast etc.

Heeft u juist belang bij een hogere WOZ-waarde?
Is de WOZ-waarde van uw woning lager vastgesteld dan de werkelijke waarde van uw woning? Dat  kan ook nadelig zijn. Dat is bijvoorbeeld aan de orde als de rente van uw hypotheek opnieuw moet worden vastgesteld of als u een nieuwe hypotheeklening wilt afsluiten.

Contact
Heeft u het gevoel dat de WOZ-waarde van uw woning te hoog is en heeft u belang bij een lagere WOZ-waarde? Neem dan gerust contact met ons op. Wij kunnen beoordelen of het zinvol is om bezwaar te maken tegen de WOZ-beschikking. Is dat zo, dan hebben we daarvoor standaardbezwaarschriften tot onze beschikking. Tevens beschikken wij over een lijst met WOZ-uitspraken waarin kwesties aan de orde zijn geweest die vergelijkbaar kunnen zijn met die van u. Deze uitspraken kunnen we dan gebruiken in een eventuele bezwaarprocedure bij de gemeente. Ook als u de WOZ-waarde te laag vindt, kunnen we daartegen bezwaar maken.

Let op: 
Het bezwaar moet binnen 6 weken na dagtekening van de WOZ-beschikking ingediend zijn. Na die termijn zit u weer een jaar vast aan de vastgestelde WOZ-waarde, niet alleen voor de onroerende zaakbelastingen maar ook voor de andere belastingen. Dus wees er op tijd bij!

Plannen Regeerakkoord voor zzp’ers

In het Regeerakkoord staan ook de plannen van het kabinet voor zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers) en hun opdrachtgevers. Het meest opvallend is dat de Wet DBA wordt vervangen. wilt u meer lezen over dit, Download dan hier de nieuwsbrief.

Arbowet gewijzigd: wat verandert er voor u?

Inleiding
Volgens de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) heeft u twee verplichtingen ten aanzien van uw werknemers. U moet ervoor zorgen dat uw werknemers veilig kunnen werken en zonder schade voor hun gezondheid. Die verplichting heeft u ook ten aanzien van door u ingehuurde krachten. Daarnaast moet u samen met de arbodienst uw zieke werknemers adequaat naar herstel begeleiden. Per 1 juli 2017 zijn daar nieuwe verplichtingen bijgekomen door wijziging van de Arbowet. Welke en wanneer u contracten hierop moet aanpassen, leest u hierna. Tot slot geven we u nog twee belangrijke tips.

Instemming OR of personeelsvertegenwoordiging bij keuze preventiemedewerkerU moet zich bij uw arbobeleid laten bijstaan door minimaal één deskundige werknemer (de ‘preventiemedewerker’). Hij/zij houdt zich bezig met veilige en gezonde arbeidsomstandigheden. Nieuw is dat een eventueel aanwezige ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) moet instemmen met de keuze voor de persoon van preventiemedewerker en zijn/haar positie. De preventiemedewerker wordt minimaal betrokken bij de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) en bij de uitvoering van de maatregelen daaruit. Ook werkt hij/zij samen met de bedrijfsarts, arbodienst en met onder meer OR, PVT of - bij ontbreken daarvan - met andere, belanghebbende werknemers.

Andere rol bedrijfsarts arbodienst
·       De bedrijfsarts krijgt een andere, meer adviserende rol. Naast de bestaande verzuimbegeleiding en samenwerking met de preventiemedewerker, adviseert hij/zij u over het algemeen beleid inzake preventie van arbeidsongevallen en gezondheidsklachten. Ook adviseert de bedrijfsarts over en toetst hij/zij de RI&E. Daarnaast:
·       meldt de bedrijfsarts beroepsziekten bij het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (NCvB);
·       moet hij/zij vrij bezocht kunnen worden door werknemers – ook als zij niet ziek zijn - en stelt hij/zij hen in de gelegenheid om periodiek een onderzoek te ondergaan, gericht op het voorkomen en beperken van gezondheidsrisico’s;
·       mag de bedrijfsarts – ook buiten u om – elke arbeidsplaats in het bedrijf bezoeken en hierover overleg plegen met de preventiemedewerker, OR, PVT of uw werknemers;
·       moet de bedrijfsarts een verzoek om een andere bedrijfsarts te raadplegen voor een second opinion honoreren van een werknemer die het niet eens is met zijn/haar advies, tenzij zwaarwegende argumenten zich daartegen verzetten.
·       moet een bedrijfsarts een klachtenprocedure hebben.

Aanpassen contracten
Hoe de bedrijfsarts de taken uitvoert, legt u vast in de contracten met de arbodienst. Bestaande contracten moeten dan ook worden aangepast. Bestond uw contract echter al op 30 juni 2017, dan heeft u daarvoor nog tot 1 juli 2018 de tijd. Maar kom tijdig in actie. Bent u te laat, dan volgt een boete.
Verlengingen van bestaande contracten met arbodiensten worden als ‘nieuwe’ contracten gezien.

Twee tips tot slot
Veel van de kosten voor de nieuwe verplichtingen komen voor uw rekening. Maak daarom met de arbodienst afgebakende en op uw bedrijf gerichte afspraken. Maak, gelet op de privacywetgeving, ook afspraken met de arbodienst over de uitvraag en aanlevering van gegevens die u nodig heeft om financiële voordelen, zoals de no-risk polis en -  in 2018 - de loonkostenvoordelen, te benutten.

Meer weten?
Wenst u advies, bijstand of heeft u meer informatie nodig om aan de nieuwe arboverplichtingen te voldoen? Neem dan contact op met ons kantoor. Wij helpen u graag verder.

Spaargaren Nieuwsbrief augustus 2017

Spaargaren Accountants heeft voor u de belangrijkste fiscale tips en actiepunten van de afgelopen periode verzameld. Heeft u vragen over een onderwerp neem dan gerust contact met ons op. Download hier de nieuwsbrief.

Subsidieregeling praktijkleren - 28 juli 2017

Werden er het afgelopen schooljaar stagiairs begeleid binnen uw onderneming? U komt dan mogelijk in aanmerking voor een subsidie in het kader van de Subsidieregeling praktijkleren. Met deze subsidieregeling kunt u maximaal € 2.700 ontvangen per gerealiseerde praktijkleer- of werkleerplaats per studiejaar. Of u daarvoor in aanmerking komt en hoe u de subsidie kunt aanvragen, leest u hierna.

Voorwaarden
Heeft u het afgelopen jaar een vmbo- of mbo-leerling begeleid? In dat geval moet uw onderneming een erkend leerbedrijf zijn om voor de subsidie in aanmerking te komen. De subsidie betreft dan een tegemoetkoming in de begeleidingskosten. Heeft u een hbo-leerling, promovendus of een technologisch ontwerper in opleiding (toio) begeleid? Dan kunt u de subsidie krijgen als de onderwijsinstelling van de stagiair uw onderneming aanmerkt als een onderneming/organisatie die een goede begeleiding geeft. U krijgt dan een tegemoetkoming in de loon- of begeleidingskosten. De praktijkleerstage dient te berusten op een geldige overeenkomst tussen de onderwijsinstelling, u als werkgever en uw stagiair. De beroepsopleiding moet een volledig onderwijsprogramma betreffen en diplomagericht zijn.

Subsidiebedrag
De subsidie bedraagt maximaal € 2.700 per gerealiseerde praktijkleerplaats of gerealiseerde werkleerplaats per studiejaar. U ontvangt de subsidie na de stageperiode in de verhouding van de periode waarin u daadwerkelijk de praktijkbegeleiding in uw bedrijf heeft verzorgd. Een leerling/ student of toio kan dus elk moment van het studiejaar bij u starten of stoppen. U krijgt dan naar verhouding een tegemoetkoming in de gemaakte begeleidingskosten.

Deadline subsidieaanvraag
Het is van groot belang dat u de aanvraag tijdig indient. U kunt dit doen na afronding van de praktijkleerstage maar uiterlijk op 15 september 2017. De aanvraag dient u digitaal in via de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).

Meer weten?
Heeft u nog vragen of hulp nodig? Of bent u benieuwd of u aanmerking komt voor deze subsidieregeling? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

Rijksbegroting 2017 | Online magazine - 11 mei 2017

Het nieuwe parlementaire jaar ging op dinsdag 20 september van start. Speciaal voor u, heeft Spaargaren Accountants de digitale uitgave Rijksbegroting 2017 ontwikkeld. Doe uw voordeel met de aangeboden informatie. U kunt desgewenst deze uitgave delen met uw relaties via verschillende social media-kanalen.
Klikt u hier om het magazine te bekijken.

Actie balansschulden btw bijna ten einde - 23 februari 2017

De belastingdienst laat via zijn site weten dat per 1 maart 2017 wordt gestopt met de “Actie balansschulden omzetbelasting”. Daarnaast maakt zij ondernemers er op attent dat suppletieaangifte moet worden gedaan als er in 2016 te veel of te weinig btw is aangegeven.

© 2017 Spaargarenaccountants